Kort antwoord: medewerkers moeten geen klantgegevens, persoonsgegevens, loonstroken, contracten, interne bedrijfsinformatie, wachtwoorden of API-sleutels in ChatGPT, Copilot of andere AI-tools zetten, tenzij het gebruik officieel is goedgekeurd en veilig is ingericht.
AI kan bedrijven veel tijd besparen. Denk aan teksten schrijven, samenvatten, ideeën structureren of klantmails verbeteren. Maar AI kan ook risico’s veroorzaken als medewerkers vertrouwelijke informatie kopiëren naar tools zonder duidelijke afspraken.
Laat IdenScan meekijken of je team veilig omgaat met ChatGPT, Copilot en klantgegevens. We helpen met duidelijke werkafspraken in normale taal.
Bekijk veilig AI-gebruik met klantgegevens
Waarom dit nu belangrijker wordt
De AI Act maakt verantwoord AI-gebruik belangrijker voor organisaties. Voor bedrijven betekent dit niet alleen kijken naar de techniek, maar ook naar kennis, afspraken en toezicht. Medewerkers moeten begrijpen wanneer AI handig is en wanneer het risico’s geeft.
Het grootste probleem is vaak niet dat medewerkers kwaad willen. Het probleem is dat AI-tools zo makkelijk werken dat gevoelige informatie te snel wordt geplakt, geüpload of samengevat.
Wat moet je niet in ChatGPT of andere AI-tools zetten?
Gebruik als vuistregel: als je het niet zomaar openbaar zou delen, zet het dan ook niet zomaar in een AI-tool.
- Klantgegevens: namen, e-mailadressen, telefoonnummers, adressen, klantnummers of dossiers.
- Personeelsgegevens: loonstroken, contracten, ziekmeldingen, beoordelingsinformatie of BSN’s.
- Financiële documenten: facturen, bankgegevens, aangiftes, jaarstukken of betaalinformatie.
- Interne bedrijfsinformatie: strategie, prijsafspraken, klantlijsten, interne problemen of commerciële plannen.
- Beveiligingsinformatie: wachtwoorden, API-sleutels, inloggegevens, herstelcodes of technische kwetsbaarheden.
- Datalekdetails: meldingen, incidentinformatie of gegevens van betrokken personen.
Wat kan meestal wel?
AI kan veilig en nuttig zijn als je werkt met anonieme of algemene informatie. Bijvoorbeeld:
- een algemene e-mailtemplate laten herschrijven;
- een tekst korter of duidelijker maken zonder persoonsgegevens;
- een checklist maken voor interne processen;
- een klantvriendelijke uitleg laten opstellen op basis van fictieve voorbeelden;
- een brainstorm doen over onderwerpen, structuur of planning;
- een samenvatting maken van informatie die niet vertrouwelijk is.
Voorbeelden uit de praktijk
| Situatie | Risico | Veiliger alternatief |
|---|---|---|
| Een medewerker plakt een klantmail met namen en bedragen in ChatGPT. | Persoonsgegevens en financiële informatie kunnen onnodig worden gedeeld. | Maak de tekst anoniem en verwijder namen, bedragen en klantnummers. |
| Een HR-medewerker uploadt een arbeidsovereenkomst om deze samen te vatten. | Personeelsgegevens en contractinformatie worden ingevoerd in een externe tool. | Gebruik een goedgekeurde bedrijfsoplossing of maak een fictieve versie. |
| Een administratiekantoor vraagt AI om een loonstrook uit te leggen. | Loongegevens, BSN of andere gevoelige data kunnen worden gedeeld. | Verwijder alle herleidbare gegevens en gebruik alleen algemene uitleg. |
| Een medewerker vraagt AI om een phishingmail te beoordelen. | De mail kan echte namen, adressen, links of interne informatie bevatten. | Gebruik een veilige interne meldroute of verwijder gevoelige details vooraf. |
7 simpele AI-afspraken voor je bedrijf
Je hoeft niet direct een ingewikkeld AI-beleid te schrijven. Begin met duidelijke basisafspraken:
- Geen persoonsgegevens in publieke AI-tools.
- Geen klantdocumenten uploaden zonder toestemming en veilige inrichting.
- Geen wachtwoorden, codes of technische sleutels invoeren.
- Gebruik fictieve voorbeelden als je hulp nodig hebt bij teksten.
- Controleer AI-antwoorden altijd zelf. AI kan overtuigend klinken en toch fouten maken.
- Spreek af welke AI-tools wel en niet gebruikt mogen worden.
- Leg vast wie vragen of incidenten beoordeelt.
AI-gebruik is ook een cyberrisico
Veel bedrijven zien AI vooral als productiviteitstool. Maar verkeerd AI-gebruik kan leiden tot privacyrisico’s, datalekken, verkeerde adviezen of het onbedoeld delen van bedrijfsinformatie.
Daarom hoort AI-gebruik thuis in je bredere cyberveiligheidsaanpak. Net zoals je medewerkers leert omgaan met phishing, verdachte links en klantgegevens, moet je ze ook leren omgaan met AI-tools.
Wat kan IdenScan hierin betekenen?
IdenScan helpt bedrijven om digitale risico’s begrijpelijk te maken voor medewerkers. Geen ingewikkelde juridische taal, maar praktische afspraken voor dagelijks werk.
We kunnen helpen met:
- een korte AI- en cyberbewustwordingstraining voor teams;
- praktische AI-spelregels voor medewerkers;
- voorbeelden van wat wel en niet veilig is;
- een eerste risico-inschatting rond klantgegevens, e-mail en AI-gebruik;
- een simpele interne meldroute bij twijfel.
Conclusie
AI is niet het probleem. Onduidelijk gebruik is het probleem. Als medewerkers niet weten wat ze wel en niet mogen invoeren, ontstaat er risico. Met een paar duidelijke afspraken voorkom je al veel fouten.
Wil je dat jouw team veilig met AI werkt?
Bekijk veilig AI-gebruik met klantgegevens of plan een praktische cyberveiligheidstraining voor bedrijven en teams.
Let op: dit artikel is praktische informatie en geen juridisch advies.